Če želimo razumeti, kaj določena stvar je, nam za začetek velikokrat pomaga opredelitev, kaj ta stvar ni. Delegiranje torej ni:
- Ukazovanje – brezkompromisno navodilo
- Dodeljevanje naloge, ki je v opisu delovnega mesta – nečesa, kar od sodelavca tako ali tako pričakujemo in rutinsko ocenjujemo kakovost opravljenega dela
- Sodelovanje – če prosite sodelavce, naj vam pomagajo, ali pa jim vi ponudite pomoč
- Prelaganje na druge – nekritično dodeljevanje nalog; breme svojega dela razdelite med druge, ne da bi upoštevali, kaj mislijo in ali so za to sposobni.
In če pogledamo, kaj delegiranje je, lahko rečemo, da delegiranje pomeni poveriti drugemu del svojih obveznosti skupaj z ustreznim pooblastilom. Tu seveda govorimo o delegiranju kot o tehniki in ne kot o načinu vodenja sodelavcev. Delegiramo celotno nalogo in ne posameznih korakov. 100% odgovornost za nalogo je dober vir motivacije, prav tako si boste s takim načinom pridobili več časa, da se posvetite svojim nalogam.
Razlika med rednim delom in delegiranjem je, da delegiranje spodbudi pri sodelavcu rast in razvoj, to pa zahteva od njega, da pokaže več sposobnosti in odgovornosti. Od vodje pa zahteva, da se osredotoči na tisto, kar mora biti narejeno, ne na to, kako bo opravljeno.
Nekateri razlogi, da se delegiranje ne posreči:
- vodje ne prepoznajo razlike med delegiranjem in sodelavčevim rednim delom, to je delovnim zadolžitvam, načrtom njegovega delovanja in podobnim
- vodja se z sodelavcem ne pogodi dovolj neposredno o pogojih delegiranja,
- sodelavec ne razume povsem, kaj smo mu delegirali,
- vodja ne da sodelavcu pooblastil, potrebnih za izvedbo naloge,
- sodelavec nima potrebnih kometenc za izvedbo te naloge.
Nekatere korake morate opraviti že PRED DELEGIRANJEM:.
- Vprašajte se, ali resnično želite delegirati to nalogo. Če uživate v določenem delu ali pa ste prepričani, da bi ga morali opraviti sami, ga nikar ne delegirajte. Toda pazite; mogoče s tem samo napihujete mit o »nenadomestljivem vodji«. Če se zalotite, da sami pri sebi verjamete staremu reku: »Če naj bo delo dobro opravljeno, ga opravi sam,« vas čaka katastrofa. Pregoreli boste, namesto da bi povečali organizacijske sposobnosti svojega tima.
- Če ste se odločili, da boste nalogo delegirali, izberite pravo osebo. Sami najbolje poznate svoje ljudi. Razmislite o njihovih potrebah po razvoju in o njihovih potencialih. Preglejte načrte za razvoj posameznikov oziroma njihovih karier. Ali bi ta naloga pripomogla k temu, da bi se izbrani sodelavec približal svojim kariernim ciljem.
- Oblikujte zahteve in cilje delegiranja. Pripravite se na prvo, kritično srečanje s sodelavcem, ki ste ga izbrali. Če srečanja ne boste izpeljali tako, kot je treba, bo vse drugo zaman. Vprašajte se kakšna so moja merila za dobro opravljeno delo; kakšen bo moral biti rezultat, da se vama bo obema zdel dober; kakšni so moji standardi kakovosti za to nalogo; kdaj bo delo končano?
7 KORAKOV ZA UČINKOVITO DELEGIRANJE:
1. Poskrbite, da sodelavec razume kaj zahtevate. Osredotočite se na rezultate in ne na metode, opišite zakaj ste ga izbrali, kakšen rezultat pričakujete in opredelite kvaliteto rezultata (merljiva) ter časovnico.
2. Uporabite model coachinga in mu postavite nekaj vprašanj, da mu boste pomagali oblikovati najboljši pristop k nalogi.
V kolikor ste se že sami soočali s tako ali podobno nalogo, ga opozorite na pasti, česa naj se izogiba in vaše izkušnje.
Pozanimajte se, ali bi rad kaj vprašal ali predlagal. Morda boste slišali kakšno zamisel, na katero sami še niste pomislili.
3. Opredelite, kateri viri so mu na voljo: kolikšna je finančna omejitev, koliko bo razbremenjen drugih dolžnosti, kateri prostori so na voljo, kakšno stopnjo pooblastil ima, na katere sodelavce se lahko obrne po pomoč,…
4. Natančno določite merila vrednotenja rezultatov, obdobja poročanja ter vrednotenja (lahko v obliki kratkih sestankov ipd.). Čim bolj natančno mu opredelite obseg njegove odgovornosti.
5. Sodelavcu razložite pomembnost naloge v kontekstu širšega poslanstva podjetja – kako uspešnost njegove naloge vpliva nanj. Če ga čaka posebna nagrada v primeru dosega cilja, nagrado izpostavite.
6. Pokažite mu zaupanje. Zaupanje je najvišja oblika motivacije. Prepustite mu izbiro metod, hkrati pa mu daje vedeti, da ste tu zanj, v kolikor se bi znašel v zagati.
7. Ob koncu ne pozabite na povratno informacijo. Poskrbite za korektne in konkretne povratne informacije. Prosite sodelavca, naj jih poda tudi vam – izkoristite jih kot dragocen vir za uspešnejše delegiranje.