Ste opazili, da je na vaši »To do« listi res veliko opravil? Se vam ob pogledu nanjo poraja občutek, da za vse nimate dovolj časa in bo potrebno postaviti prioritete? Pa jih znate postaviti? Se zavedate, katere naloge so za vas res pomembne in ključne?
Načinov postavljanja prioritet je seveda veliko…
…in običajno ni tako pomembno, kateremu sledite, le da se zavedate, kaj želite doseči. Nam se zdi odlična in zelo uporabna matrika prioritet, ki jo je že dolgo nazaj predstavil Stephen R. Covey. Vanjo je vključil dva dejavnika, ki ju pri razporejanju časa moramo upoštevati: pomembnost in nujnost. Nujne so tiste naloge, ki kličejo k takojšnji akciji, zahtevajo takojšnjo pozornost in s tem pritiskajo na nas. Dober primer nujne naloge je telefon, ki zvoni. Večina izmed nas se oglasi na telefon ne glede na pomembnost naloge, s katero se ukvarjamo v taistem trenutku. Pomembne naloge pa so povezane z našimi cilji, vrednotami in vezane na rezultate. Te naloge zahtevajo našo aktivnost in pobudo, zahtevajo proaktivnost.
Če kombiniramo pomembnost in nujnost nalog, dobimo štiri različne tipe prioritet:
| nujno | ni nujno | |
| pomembno | A
krize neodložljivi problemi naloge s skrajnim rokom
|
B
preventiva gradnja odnosov iskanje novih priložnosti načrtovanje, planiranje skrb zase (fizično, psihično,…) |
| nepomembno | C
prekinitve neproduktivni sestanki skakanje iz ene naloge na drugo priljubljene stvari |
D
trivialne naloge tatovi časa prijetne brskanje po spletu brez namena |
Bistvo uspešnega upravljanje sebe je preživljanje časa v kvadrantu B, kjer se ukvarjamo s pomembnimi in ne nujnimi nalogami. Opravljanje teh nalog zahteva naših dosti moči in energije, prinašajo pa nam veliko pozitivnega.
In kaj sedaj, ko poznate matriko? Poglejte vsako nalogo na svoji listi zadolžitev in ocenite, v katero prioriteto spada. Še posebej bodite pozorni na ločevanje med pomembnimi in nepomembnimi nalogami. Zatem se osredotočite na tiste, ki nosijo oznako B in jim posvetite čim večji del svojega časa. Posledica takšnega proaktivnega delovanja v kvadrantu B bo zmanjšano število A aktivnosti (saj jih večinoma pravočasno opravimo še, ko so v prioriteti B). In ker se boste naučili ukvarjati s pomembnimi stvarmi, se bo zmanjšalo tudi število C prioritet, torej nepomembnih in na videz nujnih nalog, ki nam kradejo čas.
Bivši ameriški predsednik Dwight Eisenhower je v svojem govoru leta 1954 govoril o »Eisenhowerjem principu«: »Imam dve vrsti problemov: nujne in pomembne. Nujni niso pomembni, pomembni pa nikoli niso nujni.« Zveni znano? Aktivirajte svojo proaktivnost in poiščite svoje B prioritete!
